В настоящее время большинство крупных компаний заинтересовано во внедрении передовых разработок IT- индустрии. Неизменной задачей используемых IT- технологий является повышение производительности труда и эффективности бизнеса предприятия.
Одним из примеров современных IT- разработок является система электронного документооборота (СЭД), которая способна комплексно решить все задачи по автоматизации делопроизводства, созданию, движению, маршрутизации документов, их централизованному хранению, архивной обработке и обеспечению безопасности информации. Ее основными достоинствами являются:
- Увеличение скорости передачи информации между структурными подразделениями и работниками предприятия
- Строгий контроль на каждом этапе работы с данными и документацией
- Повышение эффективности труда сотрудников
Объем задач у работников отдела делопроизводства после внедрения системы автоматизации документооборота значительно возрастает. В то же время не стоит ожидать мгновенного роста эффективности работы сотрудников сразу после внедрения СЭД. Связано это с тем, что внедрение системы автоматизации документооборота ведет к значительным изменениям на предприятии, которые могут быть восприняты сотрудниками тяжело и болезненно.
Зачастую внедрение системы электронного документооборота встречает сильное сопротивление сотрудников предприятия, что добавляет работы консультантам и специалистам по внедрению, а также может привести к увеличению сроков внедрения или даже приостановить проект.
Руководителю рекомендуется предпринять ряд мер для урегулирования подобных ситуаций:
- необходимо объяснить сотрудникам всех уровней, что внедрение системы неизбежно
- подкреплять все организационные вопросы приказами и письменными распоряжениями
- поощрять сотрудников и повышать уровень их мотивации
Возможна как материальная, так и нематериальная мотивация. Мотивация зависит от категории сотрудников и их индивидуальных предпочтений.
При рассмотрении вопроса о мотивации в рамках внедрения системы автоматизации документооборота можно выделить следующие категории работников:
- Топ- менеджеры и руководители проекта
- Команда проекта
- Конечный пользователь Необходимо объяснить персоналу, что освоение новой системы способствует росту компании и, как следствие, росту ценности сотрудников. Сотрудник с опытом работы в компании, которая быстро развивается и занимает серьезные позиции, будет иметь гораздо больший спрос на рынке труда, чем сотрудник никому не известного предприятия.
Для них наиболее эффективной считается материальная мотивация, при которой доход руководителя проекта напрямую зависит от результатов работы по проекту.
Мотивация повышения собственной капитализации сотрудника — человек, участвующий в проекте по внедрению и получивший опыт, будет ценнее сотрудника без опыта в данной области.
Подытожив, можно сказать, что успешное внедрение системы электронного документооборота на предприятии, а также ее дальнейшее эффективное использование во многом зависит именно от сотрудников и их готовности осваивать новые технологии и знания.
